Proceso para identificar el problema

 La identificación del problema es la etapa inicial y fundamental en la preparación de cualquier proyecto. La Guía para la Preparación de Proyectos por Fases (PPF) plantea que esta fase debe realizarse con un análisis detallado, que permita conocer con claridad la situación que se desea abordar, sus causas, efectos y el contexto en el que se presenta. Un adecuado proceso de identificación del problema garantiza que los esfuerzos posteriores estén enfocados en una necesidad real y relevante, evitando la dispersión de recursos y tiempo en asuntos secundarios.

Recolección de información

El primer paso para identificar el problema es recopilar información precisa y confiable. Esta recolección debe incluir tanto datos cuantitativos como cualitativos para obtener una visión integral del fenómeno. Los datos cuantitativos son aquellos que pueden ser medidos numéricamente, como estadísticas de población, índices de pobreza, tasas de abandono escolar, niveles de producción, entre otros. Estos datos proporcionan una base objetiva que ayuda a dimensionar la magnitud del problema.

Por otro lado, los datos cualitativos aportan una comprensión más profunda y contextualizada. Para ello, es común utilizar técnicas como entrevistas a expertos, grupos focales, encuestas abiertas y observación directa. Estas herramientas permiten conocer opiniones, percepciones, actitudes y experiencias de las personas involucradas o afectadas por la problemática. Por ejemplo, en un proyecto sobre mejorar la calidad educativa, podría ser útil entrevistar a docentes, estudiantes y padres de familia para entender sus puntos de vista sobre las dificultades que enfrentan.

Esta fase de recolección debe ser sistemática y planificada. Es recomendable diseñar instrumentos de recolección adecuados, seleccionar una muestra representativa y garantizar la confiabilidad y validez de la información. Sin esta rigurosidad, el análisis posterior puede basarse en datos erróneos o insuficientes, lo que comprometería la calidad de todo el proyecto.

Análisis de causas y efectos

Una vez obtenida la información, el siguiente paso es realizar un análisis que permita comprender las causas profundas del problema y los efectos que este genera. Para ello, la Guía PPF recomienda la elaboración de un diagrama de causas, también conocido como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado. Este es un instrumento visual que ayuda a organizar y clasificar las causas del problema en categorías, facilitando su identificación y comprensión.

El diagrama de Ishikawa parte de un problema central que se coloca en el “cabezal” del diagrama. Desde ahí, se trazan ramas principales que representan las categorías generales de causas (por ejemplo, personas, procesos, recursos, entorno, políticas, etc.). De cada rama principal salen subramas que detallan causas específicas. Este método es muy útil para no quedarse en los síntomas visibles del problema, sino para ir desglosando las causas raíz.

Este análisis también permite identificar cómo las diferentes causas se relacionan entre sí y qué efectos genera el problema en diferentes ámbitos o poblaciones. Por ejemplo, un problema de baja productividad en una fábrica puede tener como causas la falta de capacitación, fallas en el mantenimiento de maquinaria, y mala gestión de tiempos. A su vez, esto genera efectos como la insatisfacción de los clientes, pérdida de ingresos y deterioro del clima laboral.

La ventaja de este análisis es que clarifica qué aspectos deben ser intervenidos para lograr un impacto real y sostenible. Además, sirve como base para la elaboración de la visión estratégica y la definición de objetivos del proyecto.

Priorización del problema

En muchas ocasiones, durante la etapa de recolección y análisis, se detectan múltiples problemas relacionados o incluso independientes. Ante esta diversidad, es necesario priorizar cuál problema se abordará con el proyecto. La Guía PPF señala que debe seleccionarse aquella problemática que sea más crítica o que, al ser solucionada, produzca el mayor impacto positivo posible.

La priorización puede basarse en varios criterios, tales como:

• Gravedad: Qué tan severos son los efectos del problema.

• Magnitud: Cuántas personas o áreas están afectadas.

• Factibilidad: Qué tan viable es resolver el problema con los recursos disponibles.

• Urgencia: Qué tan inmediato es atender el problema.

• Impacto positivo: Qué beneficios traerá su solución a corto, mediano y largo plazo.

Este proceso puede implicar reuniones con actores clave o grupos de interés, donde se discutan las prioridades y se tome una decisión consensuada. De esta manera, se garantiza que el proyecto responda a una necesidad real, relevante y aceptada socialmente.

Delimitación clara del problema

Finalmente, para que el problema quede bien definido y el proyecto tenga un alcance adecuado, es fundamental delimitarlo claramente. Esto implica establecer los límites geográficos, poblacionales y temporales en los cuales se presenta el problema.

• Delimitación geográfica: Se refiere a la zona o territorio específico donde se identificó el problema. Puede ser un barrio, una comunidad, una ciudad, una región o un país. Delimitar geográficamente ayuda a focalizar las acciones y a diseñar estrategias específicas para el contexto.

• Delimitación poblacional: Consiste en identificar el grupo de personas afectadas o que participarán en el proyecto. Por ejemplo, puede tratarse de estudiantes de secundaria, mujeres emprendedoras, pequeños agricultores, adultos mayores, etc. Esta delimitación es clave para adaptar las intervenciones a las características y necesidades particulares de esa población.

• Delimitación temporal: Se refiere al periodo en el que se observa el problema o en el que se planifica intervenir. Puede ser un problema que ocurre en un momento puntual (como una emergencia) o uno que se ha manifestado a lo largo de varios años. Definir el marco temporal facilita el seguimiento y evaluación del proyecto.

Una delimitación poco clara o demasiado amplia puede conducir a un proyecto ineficaz o imposible de gestionar, mientras que una delimitación precisa permite concentrar los recursos y esfuerzos en un objetivo concreto y medible.